Vedtægter for Snekkersten Tennis

§ 1      Navn og hjemsted

1. Idrætsforeningens navn er Snekkersten Tennis.

I nærværende vedtægter anvendes betegnelsen: ”Tennisklubben”.

1. Tennisklubben er stiftet d. 19. marts 1974.
2. Tennisklubbens hjemsted er Snekkersten i Helsingør Kommune.

Postadressen er Agnetevej 1A, 3070 Snekkersten.

§ 2      Tennisklubbens formål

        Tennisklubbens formål er:

1. At skabe de bedst mulige rammer for, at der i lokalområdet kan spilles tennis på såvel bredde- som eliteniveau
2. At arbejde for, at tennis kan blive et attraktivt fritidstilbud for alle uanset økonomisk formåen eller alder.
3. At give sine medlemmer en oplevelse af godt socialt sammenhold.

§ 3      Tennisklubbens tilknytningsforhold

1. Tennisklubben er medlem af Dansk Tennis Forbund (DTF) og Sjællands Tennis Union (SLTU).
2. Tennisklubben er medlem af Snekkersten Idræts Forening (SIF), der er en sammenslutning af selvstændige idrætsforeninger i lokalområdet.

§ 4      Medlemsskab af Tennisklubben

1. Enhver, der kan tilslutte sig Tennisklubbens formålsparagraf, kan optages som medlem, dog med de begrænsninger, der fremgår af § 5, stk. 7.
2. Tennisklubbens medlemmer kan enten være ”Aktive” eller ”Passive”. Aktive og passive medlemmer har samme rettigheder og forpligtelser overfor Tennisklubben bortset fra, at passive medlemmer ikke kan benytte tennisbanerne.

§ 5      Ledelse

1. Tennisklubben ledes af en bestyrelse, der skal bestå af 4 – 7 medlemmer. Heraf skal én være formand, én kasserer og én næstformand. Formand, kasserer og næstformand skal være tre forskellige personer.

Formanden tegner Tennisklubben udadtil og leder bestyrelsesarbejdet. Bestyrelsen konstituerer sig selv med hensyn til næstformandsposten. Hvis formanden træder tilbage, indtræder næstformanden som formand, hvorefter en ny næstformand konstitueres.

1. Bortset fra formandsposten kan bestyrelsen omkonstituere sig og foretage ændringer i bestyrelsesmedlemmernes indbyrdes ansvarsområder.

Bestyrelsen kan indkalde en suppleant som fast og stemmeberettiget medlem af bestyrelsen, hvis den pågældende accepterer, forudsat at antallet af bestyrelsesmedlemmer derved ikke overstiger det maksimale antal som nævnt i § 5, stk. 1.

Bestyrelsen kan uddelegere arbejde samt antage fornøden medhjælp.

1. Bestyrelsens primære arbejdsopgaver er:

• At varetage ind- og udmeldelse samt om fornødent eksklusion af medlemmer.
• At føre og ajourføre en medlemsfortegnelse med navne, postadresser, telefonnumre samt evt. e-mail-adresser over samtlige medlemmer – passive som aktive.
• At overvåge Tennisklubbens økonomi herunder at lægge budget, fastsætte kontingentsatser, sørge for kontingentopkrævning osv.
• At varetage forholdet til Helsingør Kommune og Teknisk Forvaltning.
• At varetage forholdet til de foreninger eller sammenslutninger, Tennisklubben er medlem af eller tilknyttet – jævnfør § 3.
• At indkalde til årlig ordinær generalforsamling og til ekstraordinær generalforsamling, hvis dette skulle blive aktuelt.
• At føre protokol over beslutninger, der bliver truffet på generalforsamlinger, og at eksekvere disse beslutninger.
• At vedligeholde Tennisklubbens vedtægter herunder at revidere dem i henhold til beslutninger om vedtægtsændringer truffet på generalforsamlinger.
• At vedligeholde et sæt regler for benyttelse af tennisanlægget.
• At sørge for vedligeholdelse af baner og klubhus.
• At sørge for et system til reservation af spilletimer.
• At organisere træning for Tennisklubbens medlemmer.
• At organisere turneringer for Tennisklubbens medlemmer.
• At organisere motionistarrangementer for Tennisklubbens medlemmer.
• At varetage informationsformidlingen til Tennisklubbens medlemmer og pressen.
  1. Bestyrelsen mødes efter behov, dog minimum fire gange årligt. Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden med mindst 8 dages varsel direkte til de enkelte bestyrelsesmedlemmer med angivelse af dagsorden for mødet.

Bestyrelsen afgør selv, om suppleanterne skal indkaldes og deltage i bestyrelsesmøderne som observatører.

1. Bestyrelsen er beslutningsdygtigt, når mindst fire medlemmer er til stede.

Beslutninger afgøres med almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Suppleanter, der deltager i bestyrelsesmøderne, er ikke stemmeberettigede.

1. Der føres protokol / beslutningsreferat over alle bestyrelsesmøder.
2. Bestyrelsen kan nægte optagelse af en person som medlem, hvis den pågældende er ekskluderet af en tilsvarende forening eller har et virke, bestyrelsen ikke mener, er forenelig med Tennisklubbens normer og standarder.

Bestyrelsen kan fastsætte det maksimale antal medlemmer, der ønskes optaget under hensyntagen til kapaciteten på tennisanlægget.

Bestyrelsen fastsætter den nedre aldersgrænse for medlemmer af Tennisklubben.

Bestyrelsen kan udnævne æresmedlemmer, der vil være kontingentfri for livstid.

1. Bestyrelsen fastsætter kontingentsatserne én gang om året før sæsonstart, men har ret til at dispensere fra de fastsatte satser.

§ 6      Generalforsamling

1. Generalforsamlingen er Tennisklubbens højeste myndighed og skal afholdes én gang årligt senest tre måneder efter regnskabsårets afslutning.
2. Møde- og stemmeret på generalforsamlingen har alle medlemmer - aktive som passive - der er fyldt 16 år og ikke er i kontingent restance.
3. Generalforsamlingen skal indkaldes med mindst to ugers varsel pr. mail samt ved opslag på klubbens hjemmeside.
4. Generalforsamlingens dagsorden skal som minimum indeholde følgende punkter:

• Valg af dirigent.
• Bestyrelsens beretning.
• Revideret regnskab.
• Behandling af forslag fra bestyrelsen.
• Behandling af indkomne forslag.
• Valg af bestyrelsesmedlemmer.
• Valg af formand.
• Valg af suppleanter.
• Valg af revisor.
• 1. Valg af dirigent:

Dirigentens første opgave på generalforsamlingen skal være at kontrollere, om generalforsamlingen er lovligt indkaldt og dermed beslutningsdygtig. Er dette ikke tilfældet, må der indkaldes til en ny generalforsamling, hvis blot én af de stemmeberettigede fremmødte kræver dette.

1. Bestyrelsens beretning:

Bestyrelsens beretning skal give et sandfærdigt billede af de vigtigste hændelser i det forløbne år. Bestyrelsens beretning kan bestå af et antal delberetninger fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Beretningen skal til afstemning og forkastes den, må den samlede bestyrelse træde tilbage, hvorefter der skal indkaldes til ekstraordinær generalforsamling – jævnfør § 7, stk. 1.

1. Årsregnskabet :

Klubbens årsregnskab – påtegnet af den på generalforsamlingen valgte revisor – skal fremlægges på generalforsamlingen og skal til afstemning.. Forkastes det, må den samlede bestyrelse træde tilbage, hvorefter der skal indkaldes til ekstraordinær generalforsamling – jævnfør § 7, stk. 1.

1. Behandling af forslag fra bestyrelsen:

Hvis der fra bestyrelsens side stilles forslag til vedtægtsændringer, skal dette være annonceret som et særskilt punkt på dagsordenen.

Hvis forslag om vedtægtsændringer ikke er annonceret, kan forslaget ikke vedtages.

Da vedtægterne for Snekkersten Tennis er underlagt krav om SIF’s godkendelse – jævnfør § 10, stk. 1 i Vedtægter for SIF af 16. marts, 2004 – påhviler det bestyrelsen at indhente SIF’s forretningsudvalgs skriftlige forhåndsaccept af forslaget, inden det stilles.

1. Behandling af indkomne forslag:

Forslag fra medlemmerne, der ønskes behandlet og vedtaget på generalforsamlingen, skal være bestyrelsens formand skriftligt i hænde senest 4 dage før generalforsamlingen.

Hvis et medlem ønsker at stille forslag til vedtægtsændringer, skal forslaget i jævnfør af § 6, stk. 8 være bestyrelsens formand skriftligt i hænde i så god tid før generalforsamlingen, at det både kan nå at blive annonceret på dagsordenen og nå at blive forhåndsgodkendt af SIF’s forretningsudvalg. Det påhviler medlemmet selv at kontakte bestyrelsen for at gøre sig bekendt med sidste frist for fremsendelse af et sådant forslag, og det påhviler bestyrelsen på medlemmets vegne at indhente SIF’s forretningsudvalgs skriftlige godkendelse.

Annoncerer bestyrelsen ikke et forslag om vedtægtsændringer fra et medlem på trods af, at det er rettidigt indkommet, kan forslagsstilleren stille en mistillidsdagsorden til bestyrelsen. Vedtages denne, må den samlede bestyrelse træde tilbage, hvorefter der skal indkaldes til ekstraordinær generalforsamling – jævnfør § 7, stk. 1.

Bestyrelsesmedlemmer skal loyalt arbejde for vedtagne forslag, men kan, uanset om de er på valg eller ej, træde tilbage, hvis der træffes beslutninger, som det enkelte bestyrelsesmedlem ikke vil kunne arbejde for i den kommende bestyrelse.

Et medlem kan stille en mistillidsdagsorden til bestyrelsen, hvis vedkommende mener, bestyrelsen har handlet groft uansvarligt, foretaget handlinger, der er i modstrid med formålsparagraffen eller groft tilsidesat sine pligter – jævnfør § 5, stk. 3.

For fremsættelse af en mistillidsdagsorden gælder de samme varslings og annonceringsregler som for vedtægtsændringer bortset fra, at dagsordenen ikke skal godkendes af SIF’s forretningsudvalg.

Vedtages mistillidsdagsordenen, må den samlede bestyrelse træde tilbage, hvorefter der skal indkaldes til ekstraordinær generalforsamling – jævnfør § 7, stk. 1.

1. Valg af bestyrelsesmedlemmer:

Valgbar til bestyrelsen er ethvert medlem, der er personlig myndig, ikke er i kontingent restance og ikke er straffet for økonomisk kriminalitet eller for forseelser, der er uforenelige med omgang med ungdom eller strider mod klubbens formål, virke eller omdømme.

Et fraværende medlem kan vælges, såfremt der foreligger skriftligt samtykke fra vedkommende.

Bestyrelsesmedlemmer vælges for to år af gangen, således at halvdelen af bestyrelsen er på valg i lige årstal og den anden halvdel i ulige. Bestyrelsen fastlægger selv hvilke medlemmer, der skal være på valg i lige henholdsvis ulige årstal. Træder et bestyrelsesmedlem tilbage uden at være på valg, vælges afløseren kun for den tilbageværende periode.

Bestyrelsesmedlemmer vælges til det ansvarsområde, de skal bestride. Før en generalforsamling vedtager bestyrelsen de forskellige ansvarsområder for den kommende bestyrelse og fastlægger dermed hvor mange bestyrelsesmedlemmer, der skal vælges.

1. Valg af formand:

Efter valg af bestyrelse vælges formanden for en periode af ét år blandt bestyrelsens medlemmer.

1. Valg af suppleanter:

Der vælges som minimum én og helst to suppleanter til bestyrelsen for ét år af gangen. Suppleanterne skal være personligt myndige. Vælges to suppleanter, skal det defineres, hvem der er 1. suppleant.

1. Valg af revisor:

Revisoren vælges for ét år af gangen. Revisoren er Tennisklubbens garant for, at regnskabet er korrekt udført og i overensstemmelse med bogføringen samt korrekt i forhold til offentlige myndigheder og love og bestemmelser. Det skal derfor tilstræbes, at revisoren er faguddannet og er eller har været beskæftiget som revisor.

1. Eventuelt:

Under dagsordenpunktet Eventuelt kan enhver fremsætte ønsker og forslag til bestyrelsen, men der kan ikke træffes beslutninger, der er bindende for bestyrelsen.

1. Vedtægtsændringer og beslutning om opløsning af Tennisklubben afgøres med mindst ¾ stemmeflertal blandt de fremmødte. Andre beslutninger afgøres med simpelt stemmeflertal.

Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte.

Skriftlig afstemning skal finde sted, når mindst ét medlem ønsker det.

Der kan ikke afgives stemme ved fuldmagt.

1. Der føres protokol over alle generalforsamlinger.

§ 7      Ekstraordinær generalforsamling

1. Hvis det på en generalforsamling ikke er muligt at få valgt en bestyrelse, eller hvis den samlede bestyrelse på baggrund af en mistillidsdagsorden, en forkastet beretning eller et forkastet regnskab er blevet tvunget til at træde tilbage, indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes inden to måneder. Indtil den ekstraordinære generalforsamling fortsætter den siddende bestyrelse som forretningsudvalg, men varetager kun de nødvendige løbende sager.

Kan der på den ekstraordinære generalforsamling heller ikke vælges en bestyrelse, indkaldes der til endnu en ekstraordinær generalforsamling. Denne generalforsamling skal indkaldes skriftligt pr. brev eller e-mail til samtlige medlemmer med mindst 3 ugers varsel, og det skal af indkaldelsen tydeligt fremgå, at dersom der heller ikke på denne generalforsamling kan vælges en bestyrelse, må Tennisklubben opløses.

1. Ekstraordinær generalforsamling kan også afholdes, når mindst tre medlemmer af bestyrelsen anser det for nødvendigt, eller efter at mindst 10 % af Tennisklubbens stemmeberettigede medlemmer har indgivet skriftlig begæring herom til bestyrelsen med angivelse af dagsorden for samme.

Punkt 1 i denne dagsorden skal være: Valg af dirigent. Bestyrelsen har ret til at supplere dagsordenen med punkter, som den ønsker behandlet samtidig.

Når begæring om afholdelse af ekstraordinær generalforsamling er modtaget af bestyrelsen, skal den ekstraordinære generalforsamling afholdes inden to måneder fra begæringens dato.

1. Hvor intet andet er nævnt, er den ekstraordinære generalforsamling underkastet de samme bestemmelser, som gælder for den ordinære generalforsamling.

§ 8      Økonomi

1. Tennisklubbens regnskabsår fastlægges af bestyrelsen. Regnskabet skal være afsluttet og påtegnet af den på generalforsamlingen valgte revisor inden generalforsamlingens afholdelse.
2. Bestyrelsesmedlemmer og eventuelle udvalgsmedlemmer hæfter ikke personligt for de af Tennisklubben indgåede forpligtelser, for hvilke alene Tennisklubben hæfter med sin formue.
3. Tennisklubbens medlemmer har ikke nogen økonomiske forpligtigelser overfor Tennisklubben ud over kontingentbetalingen og har ikke krav på nogen del af Tennisklubbens formue eller udbytte.
4. Kun formand og kasserer kan i forening hæve på Tennisklubbens konti. Bestyrelsen kan dog give kassereren fuldmagt til indenfor visse rammer at disponere klubbens konti alene.
5. Den kontante kassebeholdning må max. være kr. 3,000. Ved større kontante indbetalinger skal disse indsættes på Tennisklubbens pengeinstitut konti så hurtigt det overhovedet er muligt.
6. Revisoren og/eller et eller to bestyrelsesmedlemmer har ret til at komme på uanmeldt besøg hos kassereren, for at konstatere at beholdningerne er til stede.
7. Ved konstaterede uregelmæssigheder i bogføringen og/eller i beholdningerne - eller mistanke herom - skal hele bestyrelsen straks informeres.
8. Regnskabet skal opdeles i et passende antal bogføringskonti, således at bestyrelsen kan få et overblik over indtægter og udgifter, fordelt på de enkelte poster/aktiviteter. Til hvert bestyrelsesmøde, dog ikke oftere end hvert kvartal, skal der foreligge et ajourført regnskab og en ajourført budgetopfølgning.

§ 9      Medlemmers forpligtelser overfor Tennisklubben

1. Ethvert medlem er underkastet Tennisklubbens vedtægter.
2. Medlemmer af Tennisklubben er pligtige til at indbetale deres kontingent rettidigt. Medlemmer, der er i mere end to måneders kontingent restance regnet fra sidste rettidige indbetalingsdag, må ikke benytte tennisanlægget.
3. Medlemmer af Tennisklubben er pligtige til at følge de retningslinier, der er udstukket af bestyrelsen for benyttelse af tennisanlægget.
4. Medlemmer af Tennisklubben er pligtige til at holde bestyrelsen ajour ved ændringer af adresse, telefonnumre, e-mail adresser etc.

§ 10    Eksklusion af medlemmer

1. Bestyrelsen kan ekskludere et medlem af hensyn til Tennisklubbens tarv og omdømme, hvis vedkommendes virke ikke er i overensstemmelse med Tennisklubbens vedtægter, eller hvis vedkommende har skadet klubbens arbejde eller omdømme. Beslutning om eksklusion kræver mindst ¾ flertal i bestyrelsen.
2. Et medlem, der står til eventuelt at skulle ekskluderes, skal tilbydes at fremføre sin sag overfor bestyrelsen, før denne træffer sin endelige beslutning.
3. Et ekskluderet medlem har ret til at anke afgørelsen til førstkommende ordinære generalforsamling. Indtil generalforsamlingen inddrages medlemmets nøgle, og vedkommende må ikke vise sig på tennisanlægget. Det ekskluderede medlem har ikke stemmeret på generalforsamlingen, hvor ankesagen behandles.
4. Den periode, et ekskluderet medlem ikke må komme på tennisanlægget, godtgøres i vedkommendes kontingent.

§ 11    Indmeldelse i foreninger eller indgåelse af samarbejdsaftaler

1. Bestyrelsen kan indgå aftale om indmeldelse af Tennisklubben i en organisation eller indgå aftale om samarbejde med anden forening / andre foreninger, hvis klubbens økonomi derved ikke belastes med mere end 5 % af årsbudgettet. I modsat fald skal aftalen vedtages som ethvert normalt forslag på generalforsamlingen.

§ 12    Udmeldelse af foreninger eller opsigelse af samarbejdsaftaler

1. Forslag om udmeldelse af de foreninger eller ophør af samarbejdsaftaler, der er nævnt i § 3, skal fremlægges og vedtages som vedtægtsændring på generalforsamlingen.

Udmeldelse af foreninger eller ophør af samarbejdsaftaler, der ikke er nævnt i § 3, kan besluttes af bestyrelsen.

§ 13    Sammenlægning / fusion med anden forening

1. Beslutning om sammenlægning / fusion med en anden forening kan kun vedtages på en generalforsamling. Forslag om sammenlægning skal være varslet som et særskilt punkt på dagsordenen i indkaldelsen til generalforsamlingen, og begrundelsen for sammenlægningen skal være vedlagt indkaldelsen.

Er varsling om sammenlægning ikke meddelt som beskrevet, kan forslaget ikke vedtages.

§ 14    Opløsning af Tennisklubben

1. Beslutning om opløsning af Tennisklubben kan kun vedtages på en generalforsamling. Forslag om opløsning skal være varslet som et særskilt punkt på dagsordenen i indkaldelsen til generalforsamlingen, og begrundelsen for opløsningen skal være vedlagt.

Indkaldelse til en generalforsamling, hvor der stilles forslag om opløsning af Tennisklubben, skal sendes pr. brev eller e-mail til samtlige medlemmer med mindst tre ugers varsel.

Er varsling om opløsning ikke meddelt som beskrevet, kan forslaget ikke vedtages.

1. Besluttes det at opløse Tennisklubben, skal dennes midler anvendes til idrætsformål i lokalområdet. Hvorledes og til hvilke specifikke formål, midlerne skal anvendes, afgøres af generalforsamlingen.

Bestyrelsen afvikler herefter Tennisklubben.

§ 15    Disse vedtægter

Disse vedtægter erstatter de hidtidige vedtægter af 2. november 2006.

Disse vedtægter er vedtaget på generalforsamling i Tennisklubben afholdt d. 29 november 2017, og gælder fra samme dato.